Ms Access Part 07

Filter

Database Program මගින් විශාල දත්ත ප්‍රමාණයක් පහසුවෙන් හා කාර්යක‍ෂමව හසුරුවා ගන්නා ආකාරය පැහැදිලි කර දෙයි.  Database යකට දත්ත ඇතුල් කිරිම,Update කිරීම හා ගබඩා කිරීම ආදිය වැදගත් වනුයේ කිසියම් අවස්ථාවක අවශ්‍ය තොරතුරු ඉක්මනින් සොයා ගැනීමටත් එම තොරතුරු එක් එක් කාර්යයන්හි යෙදවීමටත් හැකිවන්නේ නම් පමණි. 

Filter යනු විවෘත කර ඇති Table යක හෝ Form යක ඇති විශේෂිතවු Record තාවකාලිකව වෙන්කර දක්වා ගැනීම සඳහා යොදාගත හැකි පහසුකමක් ලෙස දැක්විය හැක. Filter මගින් අවශ්‍ය තොරතුරු පමණක් ලබා ගත හැකි වන පරිදි විශේෂිත වූ නියමයන් හෙවත් Criteria භාවිතා කරනු ලබයි.  Filter කිරීම අපට වැදගත් වන්නේ කෙටි කාලයක් තුලදී අවශ්‍ය දත්ත පමණක් ලබාගෙන එම කාර්යය අවසන් වු පසු නැවතත් සම්පූර්ණ Table ය ලබාගත හැකිවීමයි.  වගුවක් හෝ Form යක් Filter කිරීම මගින් ලබාගනු ලබන Record වල මුද්‍රිත පිටපතක් ලබාගැනිමේ පහසුකම්ද ඇත.Filter කරන ලද වගුවක් තාවකාලිකව පවතින අතර Filter කරන ලද දත්ත පමණක් Save කළ නොහැක.  

Filter by selection      

ලබා දෙන ලද දත්තයට සමාන දත්ත ඇතුලත් Record පමණක් පෙරා වෙන් කර දෙයි.

Filter Excluding Selection                   

ලබා දෙන අවස්ථාවට සමාන තොරතුරු අතහැර අසමාන තොරතුරු පෙරා වෙන් කර දක්වයි.

Filter by Form

මෙහිදි වගුවේ ඇති තොරතුරු වල Heading ඇතුලත් අලුත් පිටුවක් ලබා දෙන අතර එහි ඇති පහලට යොමු වු ඊ හිස මත Click කර අවශ්‍ය දත්තය තෝරා ගත හැකිය. ඉන්පසු Toolbar හි ඇති Apply Filter Button ය click කල විට එම තෝරා ගත් දත්යට සමාන සියලුම දත්ත පෙරා වෙන් කරයි. එමෙන්ම දත්ත කිහිපයක් පෙන්නුවේ නම් ඒ සියල්ලටම ගැලපෙන Record පෙරා වෙන් කරයි.

Advanced filter

මෙහිදි Record අවශ්‍ය ආකාරයට විවිධ ගැලපීම් යටතේ තෝරා ගත හැකිය.

Records ---> Filter ---> Advance Filter

Form

සකස්කරගත් වගුවලට දත්ත ඇතුලත් කිරීමේදී ඒවාට විශාල ප්‍රමාණයක දත්ත ඇතුලත් කිරීමට සිදුවේ. එහිදී කෙතරම් පලපුරුදු අයෙකුට වුවද ඉතා දිර්ඝ කාලයක් විශාල දත්ත වගු භාවිතා කිරීම බොහෝ වෙහෙසදායී ක්‍රියාවක් වේ. මේ නිසා මෙම වගු භාවිතා කරන්නට වඩාත් ප්‍රිය අකාරයට දර්ශනය කර ගැනීමත්, භාවිතා කිරීමට පහසු වන ආකාරයට සකස්කර ගැනීමත් වඩාත් සුදුසු වේ.

Form යනු ප්‍රධාන වශයෙන් දත්ත ඇතුල් කිරීමටත් Record වල අවශ්‍ය වෙනස්කම් කිරීමටත් භාවිතා කරනු ලබන Data Base Object යකි.  Form යක් වගුවක් මුල් කරගෙන සකස්වී ඇති අතර එයට පිංතූර, විවිධ මාතෘකා, ඉරි, කොටු, ආදිය ඇතුල් කරගත හැකිය. Table හි දර්ශනය වන දත්ත වලට අමතරව ගණනය කිරීම් හෝ වෙනත් විධානද Form යකට ඇතුල් කර ගත හැකිය. ඉතා දීර්ඝ දත්ත වගු සමග වැඩ කිරීමේ පහසුව Form මගින් ලබාදෙයි.

Form ය Controls භාවිතයෙන් අදාල Table ය සමග නිතරම බැඳි පවතී. Controls යනු තෝරා ගැනීම හා වෙනස් කිරීම් වලට භාජනය කළ හැකි අයිතමයකි.  එක් වරක් Controls යක් තෝරා ගත් පසු වෙනත් තැනකට ගෙන යාම හෝ ප්‍රමාණය වෙනස් කිරීම කළ හැකිය. Text Box යනු වඩාත් ජනප්‍රිය Controls වර්ගයකි. Text Box මගින් Table හි දත්ත දර්ශනය කිරීම කරනු ලබයි. සාමාන්‍යයෙන් Form යෙහි ඇති සෑම Text Box එකක් සමගම ඊට අදාල Label යක් ඇතුල්වේ.  Label යකට Field Name හෝ දර්ශනය කර ගැනීමට අවශ්‍ය වෙනත් නමක් ඇතුල් කළ හැකිය.

Form යක් විවිධ ආකාරයන්ට සකස් කර ගත හැකිය.

Form Design -  අඵත් Form යක් අපට අවශ්‍ය ආකාරයට නිර්මාණය කිරීම කල හැකිය.

Form View -  වරකට එක් Record ය බැගින් දිස්වන ආකාරයට Record තිරය මත දර්ශනය කරයි.

Form Datasheet View -  Form යෙහි ඇති දත්ත Data Sheet යක් ආකාරයට (දත්ත වගු) දර්ශනය කරයි.

Form Preview - Printවන අවස්ථාවේදී දර්ශනය වන ආකාරයට සකස් කල Form ය තිරය මතට ලබා දේ.