Ms Access Part 10

Copy File

එක් Database යක සකසන ලද Table, Query, Form, Report වැනි File වර්ග වෙනත් ස්ථානයක එම ආකාරයටම සැකසීමට සිදුවන අවස්ථාවලදී නැවත සකස් කිරිම වෙනුවට පෙර සකසා ඇති ස්ථානයෙන් පිටපත් කර ලබා ගැනිම කල හැකි නම් එය වඩාත් පහසුය. එවන් විටකදී එම File නැවත නැවත සැකසීම වෙනුවට සකසා ඇති File වල පිටපතක් අවශ්‍ය ස්ථානයට ඇතුල් කර ගැනීමේ පහසුකම් ඇත.  මෙහි ඇති වාසිය නම් එකම ගොනුව වෙනත් පරිගණකයක සකස්කර ගැනීමට හෝ එම පරිගණකයෙම වෙනත් Database යක සැකසීමට අවශ්‍ය වුවහොත්  එය නැවත වරක් සැකසීම වෙනුවට අදාල File ය තිබෙන ස්ථානයෙන් අවශ්‍ය ස්ථානයට පහසුවෙන් ඇතුල් කර ගත හැකිවීමයි. මෙමගින් නැවත නැවත ගොනු සැදිමට ගතවන කාලය ඉතිරි කරගත හැකිවේ. එසේම නැවත නැවත එකම දේ type කිරීමේදී ඇතිවන දෝශයන්ද අවම කර ගැනීමේ හැකියාවක් පවතී.

Copy Table

එක් Database යක සිට වෙනත් Data base යකට Table Copy කිරීම

Copy කිරීමට අවශ්‍ය Table ය Select කර (Table ය විවෘත කර නොතැබිය යුතුය)  

Edit ---> Copy යන විධානය භාවිතා කරන්න.  

එම වගුව ඇතුල් කිරීමට අවශ්‍ය Database ය විවෘත කර  Edit ---> Paste යන විධානය භාවිතා කරන්න. ලැබෙන තිරයේ Table ය සඳහා නමක් ලබාදි අදාල Table ය ලබාගත යුත්තේ කිනම් ආකාරයකටද යන්න තෝරා ගත යුතුය. 

Structure Only-වගුවෙහි සැලැස්ම පමණක්

Structureand Data -වගුවෙහි සැලැස්ම හා දත්ත 

(මෙම Table ය Copy කළ යුත්තේ වෙනත් Drive යකට (Pen, Diskette) නම් එය Open කළ යුතුය. Diskette යෙහි Database යක් සකසා නොමැති නම් අලුතින් Data base යක් එහි සකසා ගත යුතුය)

Copy   Form, Query, Report

ඉහතදී Table Copy කළ ආකාරයටම මෙම File ද Copy කිරීම කළ හැකිය. නමුත් මෙහි ඇති විශේෂත්වය නම් අපට Copy කිරීමට අවශ්‍ය වනුයේ Form, Query, Report වැනි File වර්ගයන්ගෙන් එකක් නම්  එම File ය පමණක් වෙනත් Database යකට ලබාගත් පමණින් එසේ Copy කළ File විවෘත කර ගත නොහැකි වීමයි. මන්ද එම ගොනු සැකසීමට භාවිතා කළ Table හෝ Query  File අලුත් Data base යේ නොමැති බැවිනි. 

උදාහරණයක් වශයෙන් කිසියම් Form යක් වෙනත් Database යකට Copy කළ යුතුනම්

Copy කිරීමට අවශ්‍ය Form ය Select කර Edit ---> Copyයන විධානය භාවිතා කරන්න.

Paste කිරීමට අවශ්‍ය Data base ය විවෘත කර Edit ---> Paste යන විධානය භාවිතා කරන්න.

Form යෙහි නම ලබා දිය යුතුය (මේ සඳහා අවශය ඕනෑම නමක් දිය හැක)

ඉන්පසු නැවතත් Copy කර ගත් Form ය තිබූ Database ය විවෘත කර එම Form ය සැකසීමට භාවිතා කළ වගුවද ඉහතදී වගු පිටපත් කර ගත් ආකාරයටම පිටපත් කර Form ය Paste කළ Data base යටම ඇතුල් කර ගත යුතුය. (මෙහිදී වගුවෙහි නම කිසිම ආකාරයක වෙනසක් සිදු නොකල යුතුය)   

Report

දත්ත ගොනුවක මුද්‍රිත පිටපතක් සාමාන්‍යයෙන් Report ලෙස හඳුන්වයි. එසේ වුවද වඩාත් විධිමත්ව විවිධ තොරතුරු ඇතුලත් යම් යම් වාර්ථා සහ Presentation ඉදිරිපත් කිරීමට සිදුවේ. මෙහිදී ACCESS Table ඇසුරින් නැතහොත් Query  ඇසුරින් අපට අවශ්‍ය පරිදි Report සකස්කර ගත හැකිය.  Report සෑදීමේදී පහත සඳහන් සංකල්ප භාවිතා කෙරේ.

Normal Report

වගුවකින් හෝ Query  යකින් ලබාගන්නා මුද්‍රිත පිටපත මෙනමින් හැදින්වේ.

Grouping Report

Report එකක Record අපට අවශ්‍ය පරිදි වර්ග කර වඩාත් හොදින් විධිමත්ව තොරතුරු දක්වන වාර්ථා මෙනමින් හැදින්වේ.

Grouping Calculation

වාර්ථාවක ඇති දත්ත කණ්ඩායම් අවශ්‍ය පරිදි ගණනය කර කර එකතුව, සාමාන්‍ය අගය, විශාලම අගය, කුඩාම අගය දැක්වෙන ලෙස සකස්කරන ලද වාර්ථා මෙනමින් හැදින්වේ.