Ms Access Part 02

Table

සකසන ලද Database යක් තුලට ඇතුල් කරනු ලබන එක් එක් මාතෘකාවන් යටතෙහි වූ දත්ත ඇතුලත් File Table ලෙස හැදින්වේ. මෙම Table සැකසී ඇත්තේ Record සමූහයක එකතුවකිනි. Record යනු එක් එකිනෙකට වෙනස් Field (තීරු) කිහිපයකි එකතුවකි. එනම් පුද්ගලයෙකුගේ නම, ලිපිනය, දුරකථන අංකය, උපන්දිනය වැනි දත්ත ඇතුලත් තීරුවක් Record යක් ලෙස සැලකිය හැක. Field යනු එකම ආකාරයේ දත්ත සමුහයකි. එනම් පුද්ගලයන් කිහිප දෙනෙකුගේ නම්, පුද්ගලයන් කිහිප දෙනෙකුගේ ලිපිනයන් ආදිය Field ලෙස දැක්විය හැක. Field යක් සැකසී ඇත්තේ Data වලිනි. එනම් පුද්ගලයෙකුගේ නම, පුද්ගලයෙකුගේ ලිපිනය තනි තනිව ගත් විට දත්ත වේ.

Data ---> Field ---> Record ---> Table ---> Database

Creating a Table

Table යක් සැකසීමේදී ක්‍රම කිහිපයක් අනුගමනය කල හැකිය. එහිදී සකසන ලද Database Window වෙහි Table Click කර New ---> එහිදී Datasheet View, Design  View, Table Wizard, Imprtant Table, Link Table යන අවස්ථාවලින් අපට අවශ්‍ය ආකාරය තොරා ගත හැකිය.

Design View 

මෙහිදී ලැබෙන තිරයෙහි කොටස් දෙකක් දැකිය හැකිය. එහි ඉහල තීරුවෙහි Filed Name, Data Type, Description යනුවෙන් තීරු 3ක් දිස්වේ.

Field Name - Field සඳහා ලබා දෙනු ලබන නම

Data Type -  කුමන වර්ගයක දත්ත මෙම Field ය ඇතුල් කල යුතුද යන්න තෝරාගත හැකිය 

Description - මෙහිදි කිසියම් Field යක් යටතේ ඇතුල් කරනු ලබන දත්ත පිළිබඳ එය සකස් කරන්නාට හෝ වෙනස්කම් කරන්නාට බලාගත හැකිවන පරිදි විස්තරයක් ඇතුලත් කල හැකිය. මෙහි ලබා දෙන තොරතුරු නැවත භාවිතා කරන්නාට පෙන්වන්නේ Table යක් වෙනස් කිරීමක් සිදු කරන අවස්ථාවකදී පමණි.  

ඉහත Window වෙහි පහල තීරුවෙහි General හා Lookup යනුවෙන් කොටස් දෙකක් දිස්වේ. එහි General තීරුව මගින් Select කරන ලද Field Name හි වෙනස්කම් කළ හැකිය. (දත්ත ඇතුල් කිරීමේදී එය තිරයේ දිස්විය යුතු ආකාරය ඒ සඳහා තැබිය යුතු ඉඩ ප්‍රමාණය වෙන් කිරීම ආදිය මෙහිදි සිදු කල හැකිය) Lookup හිදී අප තෝරා ගත් දත්ත වර්ගය අනුව ඒවා පැවතිය යුත්තේ Text Box වශයෙන්ද, Combo Box වශයෙන්ද, එසේත් නැත්නම් List Box වශයෙන්ද ආදි ලෙස තෝරා ගත හැකිය. මෙම කොටස active වන්නේ Text, Number, Yes/No ආදී දත්ත වර්ගයන් තෝරා ගන්නේ නම් පමණි.  

Field Size        

තෝරා ගන්නා ලද දත්ත ඇතුලත් කිරිමට සඳහා කොපමණ ඉඩ ප්‍රමාණයක් අවශ්‍ය වන්නේද යන වග ලබා දිය හැකිය.   

Format

දිනයන්, වේලාවන් හා මුදල් අගයන් වැනි දත්ත පැවතිය යුතු ආකාරය එනම් ඒවායේ (Format) ලබා දිය හැකිය.  දශම සහිත සංඛ්‍යා, සෘණ අගයන්, දිනයන් හා වේලාවන්හි විවිධ ස්වරූප මෙහිදී තෝරාගත හැක.

Caption

කිසියම් Field යක්ට ඔබ ලබා දුන් නම නොව වෙනත් නමක් User ට පෙන්විය යුතුනම් එය මෙහිදී ලබා දිය හැක.  

Input mask

මෙය යොදා ගැනිම කල හැක්කේ Text, Date, Time වැනි Data Type  තෝරා ඇති අවස්ථා වලදි පමණි. 

මෙහිදි කිසියම් Field යක දත්ත තිබිය යුතු ආකාරය පෙන්වයි.  එනම් දුරකතන අංකයක් ඇතුල් කිරිමේදි (000) -0000000 ලෙස ලබාදි ඇති නම් අප දත්ත ඇතුල් කල විට එම ආකාරයට සකසා ගනියි.  

Default value

කිසියම් Field යක නිරන්තරයෙන්ම එකම දත්තය ඇතුල් කරයි නම් එම දත්තය මෙහිදි  ඇතුලත් කල හැකිය. එහිදි Record ඇතුල් කිරිමේදි එම දත්තය ස්වයංක්‍රීයවම ලබා ගැනිම සිදු කරයි. මෙහි ඇති වාසිය නම් කිසියම් අවස්ථාවකදි එම Field ය තුලට වෙනත් දත්තයක් ඇතුල් කර ගැනිමට අවශ්‍ය නම් ඒ සඳහාද අවස්ථාව ලබා දිමයි.