Ms Word Part 13

Mail Merge

කිහිප දෙනෙකුට පොදුවේ යම් කිසි ලිපියක් යැවිමට අවශ්‍ය වූ විටදී Mail Merge එකක් භාවිතා කරන්නේ නම් ඔබ එම ලිපිය එක් එක් ලිපින සහිතව නැවත නැවත සකස් කර ගත යුතුය.  එසේ සකස් කිරීමේදී එකම ආකෘතියක් බලාපොරොත්තු විය නොහැක.  නමුත් ඔබ මේ සඳහා භාවිත කරන්නේ Microsoft Word Package ය නම් ඔබට එවැනි ගැටළුවක් පැන නොනගී. Word භාවිත කරන්නෙකුට මේ සඳහාMail Merge මගින් එක් වරක් සකසන ලද ලිපියක් ලිපින පමණක් වෙනස් කර ගනිමින් සකසා ගත හැක.

Tools --->Letters and Mailing ---> Mail Merge wizard

• මෙහිදී ලැඛෙන Window වෙන් Letter යන්න තෝරා ගන්න.
• ඉන් පසු එම Window වෙහිම පහළින් ඇති Starting Document යන්න තෝරන්න.
• එවිට ලැඛෙන Window වෙහි The Current Document යන්න තෝරන්න. මෙහිදී Mail Merge කරන ලිපිය විවෘතව තිබිය යුතුය. 
• ලිපිය විවෘත කර නොවැති නම් Start from Existing Document යන්න තෝරා යැවිය යුතු ලිපිය විවෘත කර ගන්න.
• ඉන් පසු පහළින් ඇති Select Recipients යන්න තෝරන්න. 
• එහිදී ලිපි යැවිය යුතු ලිපින ලැයිස්තුව විවෘත කිරීමට හෝ ලිපින ලැයිස්තුව සකසා ගැනීමට අවස්ථාව ලබා දේ.
• Use Exiting List මගින් සකස් කර ගබඩා කර ඇති ලිපින විවෘත කර ගැනීමටද
• Type A New List මගින් ලිපින ලැයිස්තුව සකසා ගැනීමට අවස්ථාවද ලබා දේ. ලිපින ලැයිස්තුවක් අප මෙයට පෙර සකස් කර නොමැති නිසා මෙය තෝරා ගත යුතුය.  
• එවිට පහළින් Create යනුවෙන් විධානයක් ලබා දේ. 
• Create තෝරා ගත් පසු ලැඛෙන Window වෙහි ඔබගේ ලිපින ඇතුලත් කර ගත හැකි වන පරිදි Field List එක සකස් කිරීමට Customize යන්න තෝරන්න. ඔබට අවශ්‍ය Field පමණක් තබා ඉතිරි Field මකා දමන්න. කිසියම් Field එකක නම වෙනස් කිරීමට අවශ්‍ය නම් ඒ සඳහාද පහසුකම් ලබා දේ.
• ඉන් පසු ලබා දී ඇති ලිපින අතුලත් කරන්න.
• ලිපින ඇතුලත් කර අවසානයේ එම Window ව තිරයෙන් ඉවත් කිරීම සිදු කරන විට ලිපින ගබඩා කිරීමට අවස්ථාවක් ලබා දේ.  ඒ සඳහා ගබඩාව හා නමක් ලබා දෙන්න.
• ඉන් පසු Write Your Letter යන්න තෝරන්න.
• එහි ඇති More Item යන්න තෝරන්න.
• එවිට ඔබගේ Field List එක පෙන්වන අතර ලිපියෙහි අදාල Field ලබා ගත යුතු ස්ථානයට Cursor ය ගෙනගොස් Insert Click කරන්න. මෙසේ අදාල ස්ථාන වලට සියලූම Filed ඇතුලත් කරන්න.
• අවසානයේ Preview Your Letter යන්න තෝරන්න.
• ඉන්පසු එක් එක් පුද්ගලයන්ට වෙන වෙනම ලිපි සැකසිය යුතුනම් Edit Individual Letters යන්න තෝරන්න.
• නැතිනම් Print විධානය ලබා දි ලිපි මුද්‍රණය කරගන්න.

මෙම ක්‍රියාවලිය ඉතා දීර්ඝ ක්‍රියාවලියක් වුවද මෙමගින් සිදුවන පහසුව අතිමත්ය. එම නිසා මෙම ක්‍රමය බොහෝ විට භාවිතා කරනු ලබයි.

Add Text

Auto Shape වලදී ලබා ගන්නා හැඩතල මත Cursor ය දැකිය නොහැක. එනම් ඒවා මත ලිවීමට නොහැක. එසේ Auto Shape මත ලිවීමට අවශ්‍ය නම්, අදාල Auto shape ය මතට Mouse Pointer එක ගෙන Mouse යේ දකුණු Button එක Press කර Add Text යන්න Click කරන්න.  එවිටද ඔබට රූපය තුලට Cursor එක ගත හැක. 

TextBox

Cursor ය ලබාගත නොහැකි කිසියම් ස්ථානයක අකුරු ලියවීමට අවශ්‍යනම් අපට භාවිතා කල හැකිය. මෙයද Auto Shape යටතේම ඇති හැඩතලයක් වේ. එහෙත් මෙහි ඇති විශේෂය වන්නේ අකුරු ලිවීමට හැකිවන සේ සකස් කර තිබීමයි. 

Text Direction

Text Box එකක අකුරු ලිවු පසු එය පිහිටිය යුතු ආකාරය වෙනස් කිරීම සිදු කල හැක. මෙහිදී තිරස්, සිරස් ආදී ලෙස අකුරු ලියවීම සිදු කල හැකිය.

Format ---> Text Direction