Ms Access Part 01

Microsoft Office Access

Data Base

පරිගණක දෘඩාංග තුල තැන්පත් කරනු ලබන දත්ත එකතුවක් Data Base එකක් ලෙස හඳුන්වනු ලබයි.Data Base යක් සකස් වී ඇත්තේ Data --> Fields --> Record --> Tabel යනාදි වශයෙන් විධිමත්ව හා තාර්කික ලෙසය. මේවායේ එකතුවක් නොමැතිව Data Base ක් නිර්මාණය කිරීම සිදු කළ නොහැකිය. එය එසේ වන්නේ එම සියල්ලේ එකතුවෙනි.

Data Base Management Systems යනු   

දත්ත පාදකයක (Data base)ඇති දත්ත විවිධ ආකාරයෙන් ප්‍රයෝජනයට ගැනිම සඳහාත්” දත්ත දත්ත ගොනු (Data base)ලෙස තැන්පත් කර ගැනිම සඳහාත් භාවිතා කරනු ලබන මෘදුකාංග Database Management Systems ලෙස හඳුන්වයි. මෙවැනි මෘදුකාංග වලට උදාහරණ ලෙස MS Access, FoxPro, Dbase, Oracle යනාදිය දැක්විය හැකිය. 

Ms Access පද්ධතිය පිළිබඳව හැදින්වීම

දත්ත කළමණාකරණය සඳහා භාවිතා කිරීමට සකස් කර ඇති පරිගණක වැඩසටහන් පද්ධතියක් ලෙස (Package) MS Access යනුවෙන් හදුන්වනු ලැබේ. මෙම Package භාවිතය මගින් වාසි බොහොමයක් ලබාගත හැක. මෙහිදී දත්ත රැස්කර තබාගැනීම සඳහා අවශ්‍ය Database සකස්කර ගැනීමද එම Database තුල අවශ්‍ය පරිදි වර්ග කර දත්ත රැස්කර තබාගැනීමේ ඉඩ කඩ සලසා ඇත. මේ අනුව MSAccess යනු Data Access Program පද්ධතියක් වශයෙන් හදුන්වා දිය හැකිය. 

Access Package යේ ඇති වාසි

• ඉතා පහසුවෙන් පරිගණකය තුල දත්ත රැස්කර තබාගැනිම.
• රැස්කළ දත්ත අවශ්‍ය පරිදි සංශෝධනය කළ හැකිවීම.
• නව දත්ත ඇතුල් කිරීම හෝ අනවශ්‍ය දත්ත මැකීමට හැකිවීම.
• ඇතුල් කරණු ලැබූ දත්ත ඇසුරින් විවිධ වාර්ථා හා තොරතුරු නිපදවිය හැකිවීම.
• අවශ්‍ය වූ විටක මෙම දත්ත MS Word, MS Excel වැනි Package වෙත යැවිය හැකිවීම.

Access Package යේ ඇති අවාසි

• Package පිළිබද දැනුමක් ඇති අයකුට පමනක් භාවිතා කළ හැකිවීම.
• දත්ත තැන්පත් කළ දෘඩාංග කොටස් වලට හානියක් සිදුවුවහොත් සියලුම දත්ත හා තොරතුරු නැවත ලබාගත නොහැකිවීම.

Starting MS Access

Start -->  Program  -->  MS Access

Database යනු

සංවිධානාත්මකව ඇතුල් කරනු ලබන එකිනෙකට සම්බන්ධ දත්ත සමූහයක එකතුවක් Database යක් ලෙස හැදින්වේ’ මෙම Database තුල විවිධත්වයෙන් යුත් විශාල ගොනු පහසුවෙන් සකස් කර ගත හැකිවීම මෙහි ඇති වාසි වශයෙන් දැක්විය හැක. උදාහරණ වශයෙන්,

පාසල සම්බන්ධයෙන් Database සකසන්නේ නම් එම පාසලේ ශිෂ්‍ය දත්ත, ගුරුභවතුන්ගේ දත්ත, භෞතික සම්පත් පිළිබඳ දත්ත ඇතුලත් වන සේ සකසන ලද ගොනු කීපයක එකතුවක්

කිසියම් ආයතනයක සේවක පිරිසගේ දත්ත, එම ආයතනයේ නිෂ්පාදනයන් පිළිබද දත්ත, එම ආයතනයේ ගැනුම් කරුවන්ගේ දත්ත හා එම ගැනුම් කරුවන් මිලදි ගන්නා තොග පිළිබඳ දත්ත ඇතුලත් වන සේ සකසන ලද ගොනු කීපයක එකතුවක් Database ලෙස හදුන්වා දිය හැකිවේ. 

Creating a Database

ACCESS PACKAGE භාවිතා කර දත්ත ඇතුල් කිරීමේදී පලමුව කළ යුත්තේ Database සැකසීමය. එය ACCESS PACKAGE ය තිරයට ගන්නා අවස්ථාවේදීම හා Package තිරයට ගත් පසුද සකස්කර ගැනීම කළ හැකිවේ.

ACCESS PACKAGE  තිරයට ගන්නා අවස්ථාවේදීම දත්ත ගොනු සැකසිම

Start --> Program  --> MS Access -->  Blank Database --> Ok  -->  ලැඛෙන තිරයේ Database හි නම හා එය සකසන ස්ථානය තෝරා --> Create යන විධානය භාවිතා කරන්න.

ACCESS PACKAGE  තිරයට ගත් පසු දත්ත ගොනුව සකසන්නේ නම්

File --> New --> General --> Blank Database --> Ok --> ලැබෙන තිරයේ Database  හි නම හා එය සකසන ස්ථානය තෝරා  --> Create යන විධානය භාවිතා කරන්න.

 Database යක් විවෘත කර ගන්නා ආකාරය

File --> Open 

තෝරා ගත් පසු ලැඛෙන තිරයේ  Lookin නම් ස්ථානයේ විවෘත කළ යුතු Database ය ඇති ස්ථානය තෝරා විවෘත කළ යුතු Database යෙහි නම මතට Clickකර Open තෝරා ගන්න.