Ms Access Part 03

Validation Rule

කිසියම් පරාසයක දත්ත ඇතුල් කිරිම සඳහා යොදා ගනියි. එසේ ඇතුල් කල යුතු දත්ත තිබිය යුතු පරාසය මෙහිදි ලබා දිය යුතුය. 

උදා   <>0 - බින්දුවට අසමාන අගයන් පමණි

0 or >50 - බින්දුව හෝ 50 ට විශාල අගයන්

>#1/1/03- 2003/01/01/03 ට පසු දිනයන්

like “a????” - a අකුර සමග තවත් අකුරු 4 ක් පමණි

Validation Text

Validation Rule යටතේ ලබා දුන් පරාසයන්ට පිටින් දත්ත ඇතුල් කරනු ලැබුවේ නම් ඒ බව User ට දැන්වීම සඳහා කිසියම් පණිවිඩයක් ලබා දිය හැක. එසේ ලබා දුන් පණිවිඩය දත්ත ඇතුල් කරන අවස්ථාවේදී User ට පෙන්වයි. මෙය සිදු වන්නේ ලබාදුන් ආකාරයකට වෙනස් ආකාරය දත්තයන් ඇතුල් කිරීමට උත්සාහ කල විටදීය.

Required

කිසියම් Field යක් තුල දත්ත ඇතුලත් නොවු Record තිබිය යුතුද නැතිද යන්න තේරිම සඳහා භාවිතා කරයි.  එනම් මෙහි Yes තෝරා ගත් පසු අදාල Field හි දත්ත ඇතුල් නොකර ඉදිරියට යැමට අවස්ථාව ලබා නොදේ. 

Indexed

යම් Field යක් Index කල යුතුද යන්න තෝරා ගත හැකිය  එහිදි Sort, Filter ආදිය වේගයෙන් සිදු කර ගත හැකිය.

No - මෙහිදි Index කිරිම සිදු නොකරයි.

Yes (Duplicated Ok) - මෙහිදි Index කිරිම සිදු කරන අතරම Duplicate Dataතබා ගැනිමට ඉඩ ලබා දෙයි.

Yes (No Duplicates) -Index කිරිම සිදු කරන අතරම එම Field ය තුල එකම ආකාරයේ දත්ත ඇතුල් කිරිමට අවස්ථාව ලබා නොදේ.

Decimal places - දශමස්ථාන ප්‍රමාණය තිරණය කල හැකිය.

අවශ්‍ය පරිදි Table ය Design කර ගත පසු File ---> Save Click කර Table ය සඳහා නමක් ලබාදි සකස් කල Table ය Save කල යුතුයි. එවිට අවශ්‍ය තොරතුරු ඇතුල් කිරීම සඳහා සකසන ලද Table  ය තිරයට පැමිණේ. 

Table සැකසීමේදී භාවිතා වන Data Type

Text - ඉලක්කම් හා අකුරු ඇතුල් කල හැකිය. මෙහිදී අකුරු 255 ක් දක්වා ඇතුල් කිරිමට පහසුකම් ලබා දෙයි. මෙහිදි ඇතුල් කරනු ලබන ඉලක්කම් කිසිදු ගණනය කිරිමකට භාවිතා කල නොහැක.

Memo - මෙය තෝරා ගැනිමේදිද අකුරු හා ඉලක්කම් ඇතුල් කිරිමට අවස්ථාව ලබා දෙයි. මෙහි ඇති විශේෂත්වය නම් අකුරු 65400 ක් පමණ එක් Field යක ඇතුල් කල හැකි වීමයි. 

Number - කිසියම් ගණනය කිරීම් සඳහා යොදා ගත හැකිවන ලෙස සංඛ්‍යා ඇතුල් කිරීම කල හැකිය.

Date/Time - දින හා වේලාවන් ඇතුල් කිරීම සඳහා

Currency - සංඛ්‍යාවක් මුදල්මය අගයක් ලෙස ඇතුල් කිරිමට අවශ්‍ය නම් තෝරා ගත යුතුය.

Auto Number - මෙහිදී අවශ්‍ය සංඛ්‍යාව එකිනෙක පේලිය සඳහා නිරායාසයෙන් ලබාගත හැක. මෙය 1 සිට පිළිවෙලින් ඇතුල්වන අතර අපට අවශ්‍ය ආකාරයට වෙනස් කළ නොහැක.

Yes/No - විය හැකි නොහැකි යන අවස්ථාවන්ගේ තොරතුරු ඇතුල් කිරිමේදි යොදා ගනියි.

Ole - Picture, Sound, Document ආදිය Table හි ඇතුල් කිරීම සඳහා භාවිතා වේ. 

Entering Data

ඉහත  ආකාරයට Table සැකසූ පසු එහි අවශ්‍ය දත්ත ඇතුල් කිරීම කල හැකිය. ඒ සඳහා දත්ත ඇතුල් කල යුතු Table Select කර Database තුල ඇති Open Click කළ යුතුවේ.  ඉන් පසු අවශ්‍ය Record ඇතුල් කිරීම කළ හැකිය. 

Table තුලට දත්ත ඇතුල් කිරීමේදී දෙන ලද Data Type යට අදාල නොවන ආකාරයට දත්ත ඇතුල් කළ හොත් එය වැරදි බව සටහන් කොට විධානයක් තිරයේ දිස්වේ.

එමෙන්ම වගුව නිර්මාණය කිරිමේදි General කොටස භාවිතා කර කිසියම් සිමා කිරිමක් කර ඇතිනම් ඒවාට යටත් නොවන අවස්ථාවන්හිදි ඒ පිළිබඳව සිහි කැඳවීමක් කරනු ලබයි. 

එවැනි අවස්ථාවන්හිදි දත්ත ඇතුල් කිරිම කල නොහැකි වන අතර නිවැරදිව දත්තය ඇතුල් කිරිම හෝ Data Type හෝ ලබාදි ඇති පරාසයන් වෙනස් කිරිම හෝ කල යුතුය. 

මෙසේ සිමාවන් ඇති කර ඇති නිසා ACCESS PACKAGE ය භාවිතා කර දත්ත ඇතුල් කිරිමේදි User විසින් සිදු කරනු ලබන බොහෝ අඩු පාඩු මග හරවා ගැනිමට හැකිය.