Ms Access Part 06

Relational Ship සාදා ගැනීම සඳහා

Tool ---> Relational Ship එවිට පහත ආකාරයේ තිරයක් දක්නට ලැබේ.

එහිදී බොහෝ විට එකම Field Name තද පැහැ වී දක්නට ලැබේ. ඔබට  Relational Ship සකස් කරගත යුතු Field Name ය මත මවුසය Click කර ඇදගෙන විත් අනෙක් Table යෙහි ඒ File Name ය මත අතහැරිය විට පහත අකාරයේ Window වක් තිරයේ දිස් වේ. 

එහිදී Relational ship ගොඩ නැගිය යුතු ආකාරය තෝරා Create Click කරන්න. Relational ship සකස් වු පසු ඉහත ආකාරයට එම Field අතර සම්බන්ධතාවයක් පෙන්වයි. එසේම Relational ship මකා ගැනීමට අවශ්‍ය නම් එම රේඛාව මත Click කර Delete කල හැකිය.

Cascade Update Related Fields

මෙහිදි RelationShip සාදන මුල් වගුවෙහි සම්බන්ධය ඇති කිරිමට මුල් වු Field වලට කිසියම් වෙනස් සිදු කල විට ඊට අනුරුපව දෙවන වගුවෙහි ඇති තොරතුරුද වෙනස් වේ.

Cascade Delete Related Field

පළමු Table හි කිසියම් වෙනසක් සිදු කල විට දෙවන Table යේ ඊට අනුරුප සියලුම Record මකා දමනු ලබයි.

Table Wizard

ඉහතදි දත්ත වගුවක් අපට අවශ්‍ය පරිදි අප විසින්ම සකසා ගනු ලැබීය.  ACCESS හිදි සකසනු ලැබු Table ඇති අතර ඒවා අපට අවශ්‍ය පරිදි වෙනස් කර භාවිතා කල හැකිය. ඒ සඳහා

Database Window ---> Table ---> New ---> Table Wizard ---> OK විධානය භාවිතා කරන්න. මෙහිදී අපගේ අවශ්‍යතාවයන්ට ගැලපේ යැයි සිතන ආකාරයේ වගු සකස් කර ඇත. එහිදී ප්‍රථමයෙන්ම අප සකස් කරන්නේ පුද්ගලික තොරතුරු ඇතුලත් කිරීමට වගුවක්ද නැතිනම් ව්‍යාපාරික තොරතුරු ඇතුලත් කිරීමට වගුවක්ද යන්න තෝරා ගත යුතුය.

Sample Table   නම් ස්ථානයෙන් අවශ්‍ය Table ය තෝරා ගත යුතුය.  

Sample Fields  හිදි අප තෝරාගත් වගුවෙහි තිබිය හැකියැයි සැලකෙන Filed පෙන්වයි. ඉන් අපට අවශ්‍ය  Field Select කර > සලකුණ Click කර Fields in my new table කොටසට ඇතුල් කරගත යුතුය. එසේම මෙහිදී එම Field හි නම වෙනස් කිරීමටද අවස්ථාව ලබා දෙයි.   

ඉන් පසු ලැඛෙන තිරයේ Want to name your table නම් ස්ථානයේදි වගුව සඳහා නමක් ලබාදි Primary Key අවශ්‍ය නම් ලබා දිය හැකි. ඉන් පසු වගුව තිරයේ පෙන්විය යුතු ආකාරය තෝරාගත හැකිය. මෙහිදී අපට අවශ්‍ය නම් දත්ත ඇතුලත් කිරීමටද, එසේත් නැතිනම් වගුවෙහි තවදුරටත් වෙනස්කම් කිරීමටද, ඒත් නැතිනම් Form යක් ආකාරයේ දත්ත ඇතුලත් කිරීමට Window වක් ද ලබා ගත හැක.    

Data sheet View

මෙහිදී excel ආකාරයේ තිරයක් ලබා දෙන අතර එහි Field Name අපට අවශ්‍ය අකාරයට වෙනස් කර දත්ත ඇතුලත් කර ගත හැකිය. 

Import Table

මෙහිදී වෙනත් Database යක සකස් කර ඇති Table, Quey, Form ආදිය ඇතුලත් කරගැනීමට අවස්ථාව ලබා දෙයි.

ඉහත කුමන ආකාරයට සකස් කරගත් Table යක් වුවත් අපට තවදුරටත් වෙනස්කම් කිරීම කල යුතුනම් Database Window වෙහි ඇති Design View භාවිතා කල යුතුය.

Sorting Record  

Sort කිරීම මගින් වගුවක ඇති තොරතුරු වල (Records) පිළිවෙල වෙනස් කර අවශ්‍ය පිළිවෙලකට සැකසිය හැකිය. දත්ත Sort කිරීම විශේෂිත වූ තොරතුරු ඉක්මනින් ලබාගැනීම සඳහා උපකාරීවේ.  Sort කිරීමෙන් දත්ත ආරෝහන ක්‍රමයට (A-Z)හෝ (0-9) හෝ අවරෝහන ආකාරයට (Z-A)හෝ (9-0) සකස්කර ගත හැකිය.

තනි Filed යක් භවිතා කිරීම මගින් වගුවෙහි ඇති සියලුම Record Sort කිරීම කළ හැකිය. තවද Filed කිපයක තොරතුරු Sort කිරීමේ හැකියාවද ඇත.  ACCESS මගින් Sort කිරීමේදී වම් පස ඇති Field යෙන් ආරම්භ කරයි. 

ACCESS භාවියෙන් Sort කළ පසු Sort කරන ලද ආකාරයට Save කරගනු ලබන අතර නැවත වගුව විවෘත කිරීමේදී Sort කරගනු ලැබූ ආකාරයටම දර්ශනය කරනු ලබයි. නැවත වරක් Primary Key එකෙහි පිළිවෙල ලබාගත යුතු වන්නේ නම් තාවකාලිකව සිදුකරනු ලැබූ Sort කිරීම ඉවත් කළ යුතුය. (එනම් Sort කල File Save නොකළ යුතුය) 

Sort කිරීමට අවශ්‍ය වගුව විවෘත කර Sort කළ යුතු මාතෘකාව Select කර Record ---> Sort ඉන්පසු දත්ත ලබාගත යුත්තේ ආරෝහන ආකාරයටද අවරෝහන ආකාරයටද යන්න තෝරාගෙන Ok තෝරන්න.