Ms Access Part 09

Simple Query Wizard භාවිතයෙන් Query සකස් කිරීම

වගු එකකින් හෝ කීපයකින් අපට අවශ්‍ය මාතෘකා යටතෙහි ඇති තොරතුරු පමණක් ලබා ගෙන Query  සැකසීමට අවස්ථාව ලබා දෙයි.    

Database හි Query  Click කර New ---> Simple Query Wizard තෝරා Available Fields නම් ස්ථානයේ ඇති Field වලින් අවශ්‍ය Fields පමණක් Selected Filed නම් ස්ථානයට ඇතුල් කරගන්න. (වගු දෙකකින් Fields ලබා ගත යුතුනම් මෙම Window වෙහි ඇති Table/Query මගින් අනෙක් ගොනුව තෝරා ගත යුතුය) ඉන් පසු --->  Next තෝරා Query  ය සඳහා නමක් ලබාදි එය ලබා ගත යුත්තේ කිනම් ආකාරයකින්ද යන්න තෝරා ---> Finish Click කරන්න.

Design View

Query සැකසීමේදී එක් එක් මාතෘකා යටතෙහි ඇති තොරතුරු වලින් කිසියම් තොරතුරු කාණ්ඩයක් තෝරා ඒ ඇසුරින් අවශ්‍ය තොරතුරු පමණක් ලබාගැනීම මෙහිදී කළ හැක.

මේ සඳහාද Database හි Query  Click කර

New ---> Design View ---> Click කල පසු ලැඛෙන Show Table නම් Window වෙහිදි තොරතුරු ලබාගත යුතු File එකින් එක ඇතුල් කර එම Window ව තුලින් ඉවත්වීමට Close Click කළ යුතුය. එවිට පහත ආකාරයේ Window වක් තිරයේ දිස්වේ. එහි

Field     - අවශ්‍ය Field එකින් එක තේරීම

Table    - මාතෘකාව (Field)තෝරා ගත යුතු වගුව තේරීම

Sort      - කිසියම් මාතෘකාවක දත්ත ආරෝහන හෝ අවරෝහන ආකාරයකට සැකසිය යුතු නම් මෙහිදි තෝරා ගත යුතුය.

Show    - තෝරා ගත් මාතෘකාව අදාල Query  ය තුල පෙන්විය යුතු නම් (හරි ලකුණක) සංකේතය එහි තිබිය යුතුය. 

Criteria -  තොරතුරු පෙරා වෙන් කරගත යුත්තේ කිනම් ආකාරයකින්ද යන්න මෙහිදි ලබා දිය යුතුය.  

උදාහරණ ලෙස වගුවේ ඇති තොරතුරු වලින් 50 ට වැඩි තොරතුරු පමණක් ලබා ගත යුතු නම් ඒ බව Criteriaහි සටහන් කල යුතුය.

Criteria ලබා දිමේදි පහත සඳහන් වචන වැදගත් වේ.

And - මෙහිදි ලබා දෙන අවස්ථා දෙකටම සමාන වන දත්තයන් පමණක් තෝරා දෙයි.

උදා > 5 and

Or -  මෙහිදි ලබා දෙන අවස්ථා දෙකින් එකකට හෝ සමාන දත්තයන් ලබා දිම සිදු කරයි 

උදා  > 5 or

Not - ලබා දෙන අවස්ථාවට ගැලපෙන දත්තයන් හැර අනෙක් දත්ත ඇතුලත් Record පමණක් ලබා දෙයි.

උදා > 5 not මෙහිදි 5 ට වඩා විශාල නොවන දත්තයන් ලබා දෙයි  

$ - concatenates field in to a single column

[first name]$”_”[last name]

Like - like a*,*son

මෙහිදි a අකුරින් ආරම්භ වන son ලෙස අවසන් වන ඒ අතරතුර ඕනැම අකුරක් හෝ අකුරු ගණනක් තිබිය හැකි දත්තයන් පමණක් තෝරා දෙයි.  

Between -  කිසියම් අගයන් දෙකක් අතර අගයන් තෝරා ගැනිම සඳහා යොදා ගනියි. 

Between 1/1/2003 and 1/1/2004

=,<>,>, < - කිසියම් අවස්ථාවකට සමාන, අසමාන, කුඩා හා විශාල අවස්ථා ඇතුලත් Record පමණක් වෙන්කර ගැනිමට භාවිතා කරයි.

= 42, <>3, >1/1/2002, <10.5

*,/,+,-    - ගණනය කිරිමක් සිදු කර එම අගයන් ලබා ගැනිම සඳහා භාවිතා කරයි.

[price]*[quantity]/[weight]-12

Query මගින් දත්ත ගණනය කිරීම් සිදු කිරීම

කිසියම් Query  යක ඇති දත්ත වලින් අපට අවශ්‍ය විවිධ ගණනය කිරීම සිදු කර ගත හැකිය. එසේ ගණනය කිරීම් සිදු කිරීමේදී ගණිතමය සමීකරණ භාවිතා කල යුතු වේ. එම සමීකරණ Expressions නමින් හඳුන්වයි. එසේ Expressions භාවිතා කිරීමේදී සැලකිය යුතු කරුණු කිහිපයක් ඇත.

උදාහරණයක් ලෙස විෂයයන් තුනක (Word, Excel, VB) ලකුණු Table යක ඇති අතර එම ලකුණු භාවිතා කල මුළු ලකුණු Query  තුල ලබා ගත යුතු නම් ඒ සඳහා පහත කරුණු සැලකිල්ලට ගෙන සමීකරණ ලිවිය හැක.

Expressions ලිවීමේදී Query  Design හි ඇති හිස් තීරුවක් භාවිතා කල යුතුය.

එහි දැනට Data base එකෙහි ඇති Field Name යොදා ගන්නේ නම් ඒවා []  වරහන් තුල Type කල යුතුය.  උදා [Word] + [Excel] + [VB]

නමුත් Query ය Runකිරීමෙන් පසු අලූතින් සෑදෙන තීරුවෙහි නම වරහන් තුල නොයෙදිය යුතුය. 

උදා Total Marks

සමීකරණ ලිවීමේදී = ලකුණ වෙනුවට භාවිතා කල යුත්තේ :ලකුණයි.

එසේම ගණිතමය කටයුතු සිදුකිරීමට භාවිතා කරන Field හි Data Type එක Number විය යුතුය.

හිස් ඉඩ නොතැබිය යුතුය. බොහෝ විට Expressions එකක හිස් ඉඩ තබන්නේ Field Name හි හිස් ඉඩක් ඇත්නම් පමණි.

Total Marks: [Word]+[Excel]+[VB]