Ms Access Part 08

Creating Form

සකසන ලද Data Base හි Form යන්න තෝරා ---> New ---> Form Wizard  --->එහිදී Form ය සැකසිය යුත්තේ කිනම් දත්ත වගුව භාවිතයෙන්ද යන්න තෝරාගත යුතුය. මෙහිදී Form සකස් කල හැක්කේ Table හා Query  සඳහා දත්ත ඇතුලත් කිරීමට පමණි.  ඉන්පසු ලැඛෙන තිරයේ Available Fields නම් ස්ථානයේ ඇති මාතෘකා තුලින් අප සැකසීමට බලාපොරොත්තු වන Form ව සඳහා අවශ්‍ය මාතෘකා පමණක් තෝරා Selected Fields නම් ස්ථානයට ඇතුල්කර ගත යුතුය. ඉන්පසු Form ය තිරයේ පෙන්විය යුතු ආකාරය (Layout)  තෝරා Form යෙහි Style (පසුබ්ම් ස්වරූපය) තෝරාගත යුතුය. ඉන්පසු Form ය සඳහා නමක් ලබා දී Form ය තිරයට ලබාගත යුත්තේ Open කර දත්ත ඇතුල් කිරීමට නම් Open the form to view or enter information ද වෙනස්කම් කිරීමට අවශ්‍ය නම් Modify the forms design ද තෝරා Finish තෝරා ගන්න.

Design Form

සකස්කරනු ලැබූ Forms සිත් ගන්නා අයුරින් සකස් කරගැනිමට අවශ්‍ය පහසුකම් ACCESS PACKAGE යේදි ලබා දි ඇත. මෙහිදී Form යෙහි තොරතුරු පෙන්වන ස්ථානයන් වෙනස් කිරීම, එක් එක් තොරතුරු වල ත‍දරප්එ වෙනස්කිරිම, අඵතින් තොරතුරු ඇතුල් කිරීම,ආදිය පහසුවෙන් කළ හැකිය.

වෙනස්කම් කළ යුතු Form ය Select කර Database හි ඇති Design තෝරා Form යෙහි ඇති Textbox හා Label පිහිටි ස්ථාන වෙනස් කළ යුතුනම් එසේ වෙනස් කළ යුතු Box Select කර (Hand - අතක) සංකේතය තිරයේ දිස් වු පසු අවශ්‍ය ස්ථානයකට ඇදගෙන යාහැක. (මෙහිදී Text Box ය සමග Label යද පිහිටි ස්ථානය වෙනස් වේ) Text Box හා Label යන Box දෙකින් එකක් පමණක් වෙනත් ස්ථානයකට රැගෙන යා යුතුනම් එසේ රැගෙන යා යුතු Box Select කල පසු (අතක එක් ඇගිල්ලක්) ලකුණක් දිස් වු පසු අවශ්‍ය ස්ථානයකට ගෙන යා හැක.

ඉහත Form යෙහි ඇති විවිධ Object හි අකුරු වර්ගය, වර්ණය ආදිය වෙනස් කිරීමට නම්    View  ---> Properties තෝරා ලැඛෙන Property Window ව භාවිතා කල යුතුය. එහිදී එසේ වෙනස් කල යුතු Box Select කර තිබිය යුතුය.

Query  

කිසියම් දත්ත ගොනුවක තැන්පත්ව ඇති තොරතුරු වලින් අවශ්‍ය තොරතුරු ලබාගැනීම සඳහා අප Filter වැනි පහසුකම් භාවිතා කිරීමට ACCESS වැඩසටහනෙහි පහසුකම් ලබා දී ඇත. එහෙත් අපට වගු කිහිපයක ඇති තොරතුරු භාවිතා කර වාර්ථාවක් සකස් කිරීමට හෝ Field කිහිපයක ඇති තොරතුරු වලින් සකස්කරගත් වාර්ථාවක් ලබාගැනීම සඳහා Filter පහසුකම භාවිතා කල නොහැක. ඒ සඳහා අවශ්‍ය පහසුකම් ACCESS හිදී Query  මගින් ලබා දෙයි. 

Query යනු එක්තරා ආකාරයකට බලන විට දත්ත ගොනුවක ඇති දත්ත සම්බන්ධයෙන් අසන ප්‍රශ්න වලට පිළිතුරු ලබාගැනීමක් ලෙසද දැක්විය හැක. එසේ පැවසීමට හේතුව වනුයේ ගොනුවක ඇති දත්ත විවිධ ආකාරයෙන් Display කිරීමට, Analyze කිරීමට හෝ වෙනස් කිරීමට Query  භාවිතා කරනු ලබන බැවිනි. 

Query Table මත පදනම් වන නිසා Form සහ Report වල Source Document ලෙසද Query භාවිතා කළ හැකිය. Query වර්ග කිහිපයක් ඇත.  

Simple Query Wizard - සරල Query සකස් කර ගැනිම සඳහා භාවිතා කරයි. මෙහිදි වඩාත් ඉක්මනින් හා සරලව Query  සකසා ගත හැකිය.

Cross tab Query Wizard -  මෙහිදි සාදන Query  මගින් ගණනය කිරීම් කර සාරාංශ ගත දත්තයන් පෙන්වා දිය හැකිය. මෙහිදි පැතුරුම් පතකට සමාන Query  සකස් කර ගත හැකිය.

Find Unmatched Query Wizard -  මෙහිදි වගු දෙකක් සංසන්දනය කර එම වගු දෙකට පොදු නොවු දත්තයන් වෙන් කර ලබා දෙයි.

Find Duplicates Query Wizard -  මෙහිදි වගු දෙකක් සංසන්දනය කර එම වගු දෙකෙහිම ඇති Record පමණක් තේරා දෙනු ලබයි.

Archive Query Wizard - දත්ත වෙනත් වගුවකට පිටපත් කිරිම සඳහා අවස්ථාව ලබා දෙයි. මෙහිදි සකස් කරන ලද වාර්ථා සංරක‍ෂණය කර තැබීම සඳහා භාවිතා කරයි.