Ms Access Part 11

Creating Normal Report

Database හි Report හි New ---> Report Wizard තෝරා Report ය සැකසීමට බලාපොරොත්තු වන Table ය හෝ Query  ය තෝරාගන්න. 

ලැඛෙන Window හි Available Filedනම් ස්ථානයෙන් ඇති Field වලින් අපගේ Report යට අවශ්‍ය Field තෝරා Selected Filedනම් ස්ථානයට ලබා ගන්න. ඉන්පසු ලැඛෙන තිරයේ කිසියම් මාතෘකාවක දත්ත ආරෝහන හෝ අවරෝහන ආකාරයට සැකසිය යුතුනම් එසේ සැකසිය යුතු මාතෘකාව මෙම ස්ථානයේදී තෝරාගන්න. ඉන්පසු ලැඛෙන Window වෙහි Report ය ලබාගත යුතු ආකාරය (Layout) සහ පිටපත ලබාගත යුත්තේ Portrait ද Landscape ද යන්න තෝරාගන්න.  ඉන්පසු Report ලබාගත යුතු Styleවර්ගය තෝරා Report යට නමක් ලබාදී Report එක ලබාගත යුත්තේ කිනම් ආකාරයටද යන්න තෝරා Finish Click කරන්න.

Grouping Report & Grouping Calculation

Database හි  Report --->  New ---> Report Wizard ---> Report සැකසීමට අවශ්‍ය File තෝරා ---> Ok

ඉන්පසු ලැඛෙන Window හි Available Filed හි ඇති Field වලින් අවශ්‍ය Field තෝරා Selected Filedනම් ස්ථානයට ඇතුල් කර ඉන්පසු ලැඛෙන තිරයේ Group වශයෙන් ලබාගත යුතු මාතෘකාව දකුණු පස ඇති කොටුවට ඇතුල් කර  කිසියම් මාතෘකාවක දත්ත ආරෝහන හෝ අවරෝහන ආකාරයට සැකසිය යුතුනම් එසේ  සැකසිය යුතු මාතෘකාව මෙම ස්ථානයේදී තෝරාගන්න. එහි Summary Options නම් ස්ථානයට Click කර අවශ්‍ය Calculations තෝරාගත් පසු ලැඛෙන Window වෙහි Form ලබාගත යුතු Layoutය සහ පිටපත ලබාගත යුතු ආකාරය තෝරා Report ය ලබාගත යුතු Style වර්ගය තෝරාගන්න.Report එකෙහි නම ලබාදී Report ය ලබාගත යුත්තේ කිනම් ආකාරයටද යන්න තෝරා Report ය සකස් කරගන්න. 

Report Designing

ඉහත ආකාරයන්ට සකසා ගන්නා ලද Report තව දුරටත් සකසා ගත යුතු නම් ඒ සඳහා Designing අවස්ථාව ලබා ගත යුතුය. මෙහිදි තමාට අවශ්‍ය ආකාරයට Report නිර්මාණය කර ගැනිම සිදු කල හැකිය. 

Report යෙහි වෙනස්කම් කල හැකි මෙම කවුළුව කොටස් හයකින් යුක්තය. 

Report Header -  මෙහිදී Report යට පිටු කියක් තිබුනද එහි පළමු පිටුවේ ඉහලින් පමණක් සඳහන් විය යුතු කිසිවක් ඇත්නම් මෙහි Type කල යුතුය. 

Report Footer -  Report යෙහි අවසාන පිටුවෙහි පහලින්ම පමණක් සඳහන් කල යුතු යමක් ඇත්නම් එය මෙහි ලිවිය යුතුය. 

Page Header  - Report යෙහි ඇති සෑම පිටුවකම ඉහලින් සඳහන් විය යුතු දෑ මෙහි සටහන් කල යුතුය.  පිටු අංකය,  දිනය, වේලාව ආදිය සටහන් කල හැකිය.

Report Footer -  Report යෙහි ඇති සෑම පිටුවකම පහලින් සඳහන් විය යුතු දෑ මෙහි සටහන් කල යුතුය.

Details Header - මෙහි අපගේ Report යෙහි ඇති Field වල නම් පෙන්විම සිදු කරයි.

Details - Fields වලට අයත් දත්ත සඳහන් වන්නේ මෙහිය.

මේ සඳහා Property Window,Tool Box හා Field List වැදගත් වේ. ඒවා තිරයේ නොමැති නම් View මෙනුව භාවිතා කර තිරයට ලබා ගැනිම කල හැකිය.

ToolBox  - මගින් Report සඳහා අවශ්‍ය Label, Text Box හෝ Button ඇතුල් කිරිම කල හැකිය.

Property Window - මේ මගින් තෝරා ගන්නා ඕනැම කොටසක පැහැය, තිරයේ පෙන්විය යුතු ආකාරය, අකුරු වර්ගය ආදිය වෙනස් කිරිම කල හැකිය.

Field List -  මෙහි පෙන්වනු ලබන්නේ Report ය සැදිමට ලබා ගන්නා ලද Table හේ Query  යෙහි ඇති Field ය.

Calculation Report

Report යක පෙන්වන තොරතුරු ගණනය කර පෙන්විය යුතු නම් ඒ සඳහා Designing View භාවිතා කල හැකිය. ගණනය කිරිමක් සිදු කිරිම සඳහා බොහෝ විට Text Box යොදා ගනු ලබයි.

මෙහිදි ලබා ගත යුතු ප්‍රථිපලය සඳහා සමීකරණ ලිවීම අවශ්‍ය වේ. 

අදාල Text Box තෝරා Property Window වෙහි Data කොටස තෝරා ගන්න. ඉන්පසු එහි Control Source Property ය තෝරා ගත යුතුය. එවිට ලැඛෙන Window වෙහි ගණනය කිරිම සඳහා ලිවිය යුතු සමීකරණය ලියා ගත යුතුය.

උදාහරණයක් ලෙස වගුවෙහි නම ලිපිනය හා පාඨමාලා වාරිකය ලෙස Field තුනක් ඇතැයි සිතන්න.

වාරික මුදලින් 5% ක් Discount ලෙස ලබා දෙන අතර ඔබට එම මුදල Report ය තුල පෙන්විය යුතු යැයි සිතන්න.

එහිදි ඉහත විස්තර කර ඇති පරිදි Report ය සකස් කර Report පෙන්වීම සඳහා Textbox යක්ද ගෙන එම Textbox තුල සමීකරණ ලිවීමේදි

= පාඨමාලා වාරිකය ඇත්තේ Table ය තුල බැවින් එහි + ළකුණ ඇති ස්ථානය Click කර Course Fees යන Field ය තෝරා ගන්න.

එවිට  = [course fees]ලෙස දැක්වේ  

ඉන්පසු x ළකුණ යොදා 5% ලෙස දමන්න

අවසානයේදි Ok Button ය Click කරන්න

Report ය Save කර එය විවෘත කර බලන්න

මෙහි පෙන්වා ඇත්තේ සරළ සුලු කිරිමක් වන අතර ඔබට අවශ්‍ය ඕනැම ගණනය කිරිමක් මෙහිදි කල හැකිය.

IIF

මෙහිදී කිසියම් දත්තයක් භාවිතා කර අප ලබා දෙන අවස්ථාවට එම දත්තයන් ගැලපේද නැත්ද යන්න සොයා ගත හැක. එනම් 50 ට අඩු නම් හෝ වැඩිනම්, කිසියම් අගයකට සමාන හෝ අසමාන අවස්ථාවන් වැනි දේ ලබා ගැනීමට භාවිතා කරයි.

මෙය භාවිතා කර මුළු ලකුණු 50 ට වැඩිනම් Passද අඩුනම් Fail ලෙසද ලබා ගැනීමට අවශ්‍ය අවස්ථාවකදී භාවිතා කල හැකිය.